众秘夜思第41集：交流起草急材料的一些体会 10月27日

《众秘夜思》第41集：交流起草急材料的一些体会

时间：2014年10月27日

地点：老秘网“文稿修改演播室”（QQ群号：366351120）

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主持：行来思往

整理：向阳花

具体内容：

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行来思往：今晚与交流一下起草“急材料”的一些体会。先对“急材料”下个简单的定义：是指需要在最短时间内完成起草任务的文稿材料。年底了，大家都是大事多、小事多、杂事多，急事也多。搞文字材料的遇到“急材料”也会多。

阿力：这个要靠平时的收集了，还有平时的人际关系，经常就是给你半天的时间，就要交了。

行来思往：嗯。阿力谈一下最近遇到哪些急材料，或曾经遇到哪些急材料，应对时有何心得，能否先分享下。

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阿力：本周四发的通知，下周一要交，要写今年工作的特色、亮点，2015年工作思路。我们明年工作思路，已经是第二次调研了。第一次是在9月，后面说不够细，这次说要深化调研，说好11月调研后交，突然又来了新通知，只能是把今年阶段性的总结拿来，前二年的工作思路找来，加工下，结合近期上级提出的新的要求。

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行来思往：主要最近中央的精神多，要在调研内容及明年的思路中体现出来，这是大家经常采用的方法，模仿、借鉴。

阿力：实质内容还是那几大块。只是一级标题，二级标题、层次改过，细细研究下来，大的改变不大。因为2015年上面工作部署会还没开。每次都是这样，经常写的工作思路和第二年的实际工作有大的不同。

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行来思往：这种材料说急也急。说不急，因为这种材料作为一种阶段性工作材料，领导给了一定的时限，起草过程中可以有一定时间的安排，这个情况经常会发生，所谓的计划不如变化快。

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继续今晚话题。平时领导布置一些材料任务时，往往根据材料的难易程度，会明确一个完成时限，便于起草者很好地把握。比如阿力刚才介绍的情况。尽管这种按部就班的情况在机关公文写作过程一般处于常态，但我们也经常会遇到一些“十万火急”的特殊情况。

如因上级机关领导前来视察、指导、调查研究，或召开紧急会议，或发生一些与本单位本部门有关突发事件等，需要为领导起草讲话稿、汇报材料以及相关的文件，有些材料需要在一两天甚至三五个小时内完成。

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而忖：急材料：晚上布置的任务，后天省人大来调研，要用。主题：养老服务业。大家能否以此为剖析主题，为我做些指导？

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行来思往：嗯。有点急。还有更急的是：有一种立等即取的材料，领导就站在身旁催办。不知大家有没有遇到过。

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涤生：急材料：我们单位领导检查工作讲究四不两直，直插现场，直达基层，往往临时打听知道情况，准备材料也很急。

行来思往：这就是我今天所强调的“急材料”。一般具有突发性、多变性、紧迫性等特点。起草这类“急材料”既是对文秘人员综合素质的检阅、考验，也是对其能力水平的锻炼。

急事如何急办？我先结合个人工作体会说说建议。

一是未雨绸缪早打算。主要是说如何打有准备之仗，我认为平时要重点做好下面几件事:

1、了解掌握本单位本部门本岗位所出现过或遇到过的急材料，做好搜集整理。

2.分析研判当前工作中（结合自己的工作经验）可能会出现的急材料，超前掌握有关工作情况。

3.熟悉把握上述各种急材料的写作框架，做到心中有数。

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4.回顾总结自己起草某些急材料的经验，从中找出应对门道。

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二是沉着冷静善应对。要注重“三个字”:

1.把握一个“准”字。也就是在第一时间弄准急材料的有关写作要求，如写作背景、干什么用、文稿类型，以及领导的具体要求等。

2.用好一个“活”字。也就是说要学会借助外力。具体来说，第一要在框架搭建上找抓手。简单的理解就是找出以往类似的材料来作参考，或从网上搜一下。自己心中有数的除外。第二要在文稿起草上找帮手。简单的理解，请某位领导牵头讨论一下材料的框架，分工起草。或自己先拟定个框架，报经领导审阅同意后，请领导协调有关部门或人员参与起草。第三在素材搜集上找下手。简单的理解，请业务部门负责搜集提供急材料所需要的内容。

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3.体现一个“快”字。具体来说，就是要进一步领会领导意图，把握准急材料的写作要求，边打腹稿边了解情况，搜集材料，抓紧动笔，尽快完成初稿，呈送有关领导审阅。以便进一步把握领导意图进行修改完善。这个也是我们经常采用的方法—拿来主义。

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老猫：下午，接到委办一个电话通知要材料，下午下班前要交，只好拿原有的材料补充下，应付了。

行来思往：三是及时总结重提高。这个就不多说了。

对于相同相似的急材料，一般可以采用这种办法。找一些现成的材料套用。这种素材式的急材料，往往应付的成份多些,就跟我们抱怨基层上报的材料质量不高一样。

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老猫：其实我知道，他们拿去也是当素材，看看有没新东西可用。

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霞光：我是企业人员，一般急材料主要把握主题，有了框架，内容可以适当发挥，既然急材料就不要咬文嚼字。

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涤生：我们费劲心思写上去汇总的东西，用到的只是数据，单位性质使然。

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阿力：有时晚上快下班时电话来了，明天上午要交材料。要先想好来，再叫相关单位第二天一上班交有关数据，同时晚上加班把粗加工的材料写好。第二天上班，把收集的数据放融合到材料中，再改一改，就可以交领导审核了。能赶在上午下班前交工，就算按照完成了。可能大部分人有遇到，政府部门的。

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行来思往：下面，跟大家分享下一个具体的急材料的一般写法，不知大家有没有遇到过网络舆情事件或其他突发性事件。

阿力：比如食物中毒、群死群伤、火灾、群体事件、自然灾害等。

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云淡：交通事故、负面新闻、生产事故

猫老：我经历过几千人抬尸冲击政府的事情，还有火灾，一个副省长，一个市委书记，我们全部困在车库

行来思往：都属此类，需要立即搞一个汇报材料向上级领导汇报。一般当天发生，当天或第二天就得形成书面材料去汇报。

霞光：这些就是事情经过描述、以及采取的应急措施等等吧？

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行来思往：大致这样。

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阿力：一是要基本情况，二是现场处理情况，三是存在问题，四是下步打算，五是需要上级解决的问题。

行来思往：标题一般用：关于什么的情况报告

思维睿智：干货：什么时间地点遇到什么问题需要如何去处理，产生了什么好与坏的影响。

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涤生：基本情况的了解比较费力，有些东西需要隐瞒，还需要和领导沟通

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行来思往：阿力讲得要素很齐全,从事件突发的角度来说，一般重点讲明三个方面的内容：一是基本情况；二是有关处置措施；三是下步工作打算。存在问题，是需要上级解决的问题，需要在进一步查明情况后，在后续报告中予以体现。

霞光：前一段时间去县传媒公司，说道雅安地震发生，要求尽快出报道，有经验的新闻人就说道：咱们这没地震，当然要联系救援方面的新闻了，比如当地板房生产企业等，我觉得这个思路可以借鉴，“上引下联”搜集新闻素材。

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猫老：一定把握领导的调子和态度，调子把握不好要被骂的，事件处置的主官，和上级来指导者的关系很微妙。

阿力：这种汇报，考验秘书对相关知识熟悉度，考虑问题全面性，拟采取措施可行性。秘书平时对各类突发事件知识了解不多，就想不出处理的方针、原则和有效的对策，下笔就会感觉难。

行来思往：嗯。调子把握不好是要出大事的，基本情况里要把握好尺度。不该说的坚决不说。

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阿力：比如，宗教事件，民族纠纷，如何处理？这个是很敏感的问题，今天场合不适合讲这方面的问题。

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思维睿智：通透领导意图，熟悉领导办事方法规律技巧，站在领导角色去思考这个材料如何写出他想要的目的。

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行来思往：一是基本情况。要以事实说话，尽量客观表述事件情况。因为事发突然，即使一些情况已经掌握，如果不便在第一时间汇报，也可放在后续报告里。什么能说、什么不能说，一般领导都会严格把关。

猫老：宗教事件，以控制局势和实时请示为主，无法担责。

阿力：写急材料时，最怕下面报对策措施材料不全面，写材料人对这方面也是外面，想不出什么好的点子。宗教事件、民族纠纷一定要注意国家的方针、政策。

思维睿智：跳出局看局，第三方角色去发散思维去思考。

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3388：别把问题揽到自己身上就行。

阿力：有的问题，你请示，领导不会马上答复你的，叫你自己先看着办。

猫老：突发事件处置的演练很重要，报告的模板很重要，密切关联的部门一般应该建立模板库。

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思维睿智：言三意七，领导自有办法。

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行来思往：二是有关处置措施。重点说一下事件发生后所采取的重点措施，体现反应迅速，应对有力。我来一段常规表述，供大家参考。

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比如说处置舆情事件。

这起网络舆情事件发生后，我们立即向某上级部门进行了报告。某领导于事发当天作出重要批示，并专门听取情况汇报，指导处置工作。我们在第一时间召开专题会议，对这起网络舆情事件进行专题研究，部署落实处置应对措施。

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一是明确分工，有序有力处置。

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二是加强协调，防止舆情发酵。

三是强化稳控，防范关联效应。

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这期节目挺热闹，看来急材料踩到大家的痛点、泪点和吐槽点，呵呵

学习了 ，分析得有道理，

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; v0 u% |! R3 x% J  f  u还有的就是突发事件的上报，特别是出现伤亡事故的，重大影响恶劣的，这些可能要问责的，基本要3小时内上报，如果下面单位动作慢了，那么自己就挨喷了

这期节目挺热闹，看来急材料踩到大家的痛点、泪点和吐槽点，呵呵

好文章拜读了感谢老秘感谢作者

应急材料最不好写最考验人了，今天算是学习了

这个必须学习，多点经验未雨绸缪。

各种突发事件突发事故最让人抓狂，除了考验领导的应急处置能力，笔杆子的综合能力依然不容忽视。平时的基础材料收集和思维锻炼在关键时刻愈发显得重要。依然心悸去年某某污染事件，从来没有过的上央视重点关注和焦点访谈节目，上百媒体蹲点守望和中央指派现场指挥，我们参与集体动员和配合处置，以及后续事件处置和舆论引导等工作，从无所适从到按部就班到积极应对，我们真切觉得不容易。突发事件，是坏事，也是好事。经历过之后，我们敢说，诸如此类事件再次发生，我们依然可以做的很好。

有时领导要的材料很急，任务交办下来，有点手足无措。