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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

1 H! M6 }, j+ z% _- Q0 s8 ?; V$ u mso-font-kerning:0pt">2012 4 r& b, b& o8 L; @' z: y5 k5 ~- I$ w font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

( X- T+ Z- x' ~4 S8 j6 ]. R3 N$ j: s( ` }

3 }- B3 [. F2 C( g font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容3 m D9 W9 M/ L( F$ K: B! d- @+ n color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* q% `% w# I, w" \ * s; _8 M! F5 ~# g

% S/ O1 u- U% @1 h4 n7 o: t; b; B% @mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。 R N- R0 I8 O9 ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; T6 {2 h2 l6 Y) \6 Z 0 M1 M9 t0 \* n1 C3 ?8 L, z% U# h! m

) r0 t* B2 v1 X. y/ D* ^/ X3 dmso-font-kerning:0pt">1. & S/ w! n- ?3 a( Z, J! l1 K+ F8 }& w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

^$ q* C/ s9 K) h. o* d- _3 s 0 r; \2 I9 I# A

3 C {8 a# |" x' z# }+ ^0 ~mso-font-kerning:0pt">2. ) U) y0 s+ ~0 @: Q' f宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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) N* Z. D: J5 Y4 j& gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。 v R+ g) }& B" c. U6 J color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

: U, Z3 Y! x( E% e& z5 e& ?% W. D4 V

; ~ j+ J% O2 b' z/ Z/ i mso-font-kerning:0pt">1. 0 k4 K! s1 _; V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

' K& Y# Y# X3 N2 Z" m1 a7 C! y! f 4 n C; a' H5 y2 }

& M) L4 j6 l6 p7 {. mmso-font-kerning:0pt">2. ! X+ v$ c7 S* {( L7 a- y# | 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

1 ?. h P4 W8 I$ W 8 [, y/ U4 L! Q; B! O$ @

+ E D2 q, a p5 M, h8 |mso-font-kerning:0pt">3. 0 ]9 S3 F! o% h. n0 B0 s/ ?8 S 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

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$ ]0 ^% Y! C3 n* G6 _6 ? font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 8 P0 S! ^4 W! l& o Y- O$ Gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。% ?, |4 c; [+ B$ A5 Q8 Y mso-font-kerning:0pt">

: r) ~& U4 A3 b* b4 q; O/ C8 F + f) j2 ]6 \1 J! m# I/ J/ @; n

$ G! y. r5 r$ C4 R9 M$ t' qmso-font-kerning:0pt">1.  X+ N, p2 d h, L7 E/ g 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

/ }; b/ C ?# g$ i0 U: H" M7 `4 s: h# t8 z9 W6 l* L/ L

6 E' ~6 P- M9 N \+ Zmso-font-kerning:0pt">2. ; I/ S! d. }' x# z% A3 v, E5 C( n: S' r 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

* x: L' x2 R- Y" ?: t$ A- v3 i+ V1 R L+ O' S- j0 V

3 h$ c* ?4 X; W8 W0 _9 v mso-font-kerning:0pt">3. ! L( C2 ^, i# B) U" L* t 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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0 J9 r5 Z9 B. F1 N/ y* _. v9 d mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。% E! O$ t s" L% `2 fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 F! n" K0 r! C, `: R7 P ) Y' E4 Y8 D( g8 [; C2 j) F

' S5 }- f4 I) j3 R mso-font-kerning:0pt">1. 0 R2 W8 n5 w3 p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

6 z6 p& ^# j1 J Z 5 g+ y2 R0 `- M2 c$ {7 K" t# \9 q

# A; m5 d/ j0 p kmso-font-kerning:0pt">2. 4 |# ^+ E( t% W8 K& r 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

' [7 t* q- D! \) I' Q 3 I5 s+ Z1 b, Q1 `* [: n

9 ~. r& A0 C- J8 @ mso-font-kerning:0pt">3. / P# _$ k- u: d5 A% z. h+ _& Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

/ U, |5 E& U0 @7 P2 b- F 5 x u; h/ i0 y! c! W2 J

" z8 X/ }+ @ c' E2 ]8 q: _8 H9 _mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。- ?; W. r* \4 I* |( Q; f color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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$ l3 J% Q5 b2 ]; q- C* Wmso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

0 t; i0 U9 o) F* [7 \ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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5 U/ b# Z; U3 @1 Yfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考! Z* R- U" d7 D8 P3 O; ?5 \6 ? color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! ?! a, T( Z: y! `; ~- {5 a! l8 Q# S" @7 e

: ]7 d# v9 X; d) }/ \3 W5 ` {$ O5 A 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 1 J: B6 R, H% g) ]$ d' |0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

. `& r) k/ {$ A2 e* ~ C* z+ M( f% p8 I $ H7 D2 P( F8 v4 F g* n8 jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:7 }6 ~# J# x5 b% @6 s. W; y AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; t( _7 E' K1 ?! `color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:! {' G" H7 l* ~9 Q7 P AR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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