会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
6 c/ c: j! k1 ~, e/ f% J; U% E 笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:7 |! I/ z& C2 R' O! T. _/ T
$ Y* V9 x: I& N( `0 P! l* E
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。
& r. F4 N. ]* ]- E" D, e " H' y& @- l) W: k4 c( `$ {6 E$ g
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。& D# o. v, J# p( Y& D
. n6 m- Z* a d" i. s 三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。# X5 M& C7 ~5 n) C
9 N' q; d% j! i 四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。! t; W$ }8 u4 W5 w
1 a4 Q4 N# D/ ?2 y% F 五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
0 @% X2 }7 t; S; `: D6 Y7 z/ j
. D3 J+ x9 ]9 E2 ?9 x0 G 为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:
t+ ]3 B! x3 s, T1 b " G2 W0 V7 P* X- t9 S
, h$ b/ t% }+ j* l$ A
|