浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

7 F6 A. Z6 D1 M) k1 D, Q+ O( T; \4 L　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

$ Y" ~+ }4 g$ {. e( [  b8 o　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
3 M0 m: |$ d7 H6 b# F
0 N7 l- A5 U% |: G6 j　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
" j# I% B4 ]' ]6 t* _
7 l/ w: q- i! N# V3 Q3 D* ?. x! \　　辅助内容的综合性
3 }! x- U/ W+ U6 a2 h3 T4 C: }3 M! c
' u( s. e/ P8 R- _- T　　辅助时间的经常性
$ |- m6 S3 C' m" U2 G: v. \
　　辅助环节的全过程性
8 L% g& X( H( s4 n; O* D! b
　　（3）、辅助决策的原则

& ?: Y$ T3 m; H5 a　　超前原则
7 N: F* T/ c7 o; K* n8 D
# b1 j& C( ]0 C　　定位原则

" S8 f8 J3 o4 W3 J　　信息原则

: Y$ g/ k: o; Y+ g4 o　　谏诤原则

' z- a  a" l/ ^) N& [　　（4）、辅助决策的过程
& t; }9 ]7 `$ r8 D& V
1 n* K# x; y% `; q: R# f2 ?1 ?　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
0 d; y" G5 |( s2 {$ E. k' F
7 N3 G" ~4 l0 \: ~- i& k9 n　　协助领导评优选优
9 W3 k; e/ n/ E" H
  S: |/ O, J, }+ N　　协助领导实施反馈
) _7 j* a1 n9 J0 n6 M8 n, z
　　2、协调关系

5 S% F% j8 A7 B, a' [; ~/ L0 Q- x　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
* W6 o) ^: i9 ~! A. r" L; [
' y" v  K- B# ~- w　　（2）、协调关系的特征
7 C0 u1 o; E/ i) s7 P
9 n  n6 B+ M% ~6 S' J4 S0 l- X　　从属性
5 T. S. T9 S* W
7 q- V! n& {' D7 d8 F2 g$ t" ]6 {  h　　广泛性
( f0 M6 N! P/ G1 t' p: q4 ^4 a
　　间接性
: K5 ^8 C! c  l
　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

2 p6 ?( m. _% {7 w; z　　客观公正

- i6 m& {7 G+ L% h* U　　平等协商

1 ~1 E/ b% _, _& t  Q$ d0 e　　注重整体

　　灵活适度
, j) X" [! q, @! W2 E  H2 f/ q
　　（4）、协调关系的过程

3 X9 U' L/ b' {4 f3 a　　摸清情况
2 ]1 W/ o# p3 {( E
. p- R% [* V; d5 X　　找出症结
% F" N  a& }( r* z
7 D9 b' k. I/ p, ]/ J　　恰当协调
* P2 ~/ I! G* w& E3 D
0 R: {6 I. y8 _" x8 y4 y; Q/ ]　　督促落实
/ J7 W. I, R1 T% K  f$ ]: A. X
  J0 }+ x9 y5 n, \　　检查反馈

( h! t8 d- ?% x0 n9 w- s, D$ `, W　　3、处理信息
* {: V  Y, V7 `
* X( N: I+ t% w9 E% Y$ l! {2 x　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

! G- t& q/ d9 Z) D8 m3 s* w　　（2）、处理信息的原则

9 P. F& g# D0 Z2 S　　及时性原则

　　保真性原则

　　适用性原则

　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

2 E$ A# Z! J: ^7 j+ T　　历史信息

6 F8 I* m6 I; n$ Y' a) v5 [　　上级信息
1 r! t2 Q" E; D; T% K
0 s9 T4 w" F8 v% C8 ?8 o　　内部信息

　　公众信息

　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程
7 f, D8 A6 ^9 S
　　信息的收集
9 f) E; ^& s+ h/ h4 w
　　信息的加工
, o6 V* F3 Q2 ^
　　信息的传递

/ g1 |. b$ R' [4 g" O7 A" Y　　信息的反馈

　　信息的储存
9 J, ^* G) \3 Y" a; m
% f& E; y3 Y/ o' A$ {- f) e　　4、办理事务

: y$ F- u9 B. n0 B( f　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

7 f' d* K- n' B; A; w　　服务性

8 Y3 k, ]; f$ X4 \- ^　　繁琐性
+ m# B. [+ K. G" }4 ]  K
　　突击性

/ ~( Q. ^2 E; V7 `; s0 W/ b　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动
) A+ s5 ?; c- x8 \
6 V  W: Z; W" H% y　　原则中求灵活

  S" e5 D6 D$ y/ Z8 e　　繁杂中求规范

7 ]' t' b/ f# _) V　　（4）、办理事务的程序
, E: a7 \* {  H
　　自然程序

　　理论程序

6 U1 w2 r2 I: E& I　　指令程序

& @: V6 z# i' o　　法定程序
" z3 E8 R- s% b7 U/ B8 L
　　技术程序
* _+ j0 [( K# u& b+ \, q: K' y
　　习惯程序

" Z. `. J' g! U; l4 m4 o0 x　　二、秘书的职责
+ r. F) f. W. E2 n! @　　大致也有以下11个方面：
" f* O0 E5 N' N0 `
$ F& T  Y1 p8 ?  [# p9 {　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）
! X" q: t; f3 S5 }' \: n5 B
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
* x' e% {0 H3 y3 e4 \: f& P
% J1 A5 u5 ?8 _' d& F　　行政事务
  y+ X0 f" Z% Z; U+ ]+ G
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
' O6 G( E" {5 I  M
' j  ~7 R* T% @0 V6 N9 U　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
' P( ^* O$ E, o$ t
: S' T* L5 x6 \% z　　写作事务（各种文体的写作）

4 t( |2 i! b4 N# s7 i　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

, K, G% n3 {: k3 q3 j4 U- H　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
: d) @& v. t9 J- X0 i
　　其他领导临时交办的任务