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办公室工作规范与技巧培训班讲稿:加强办公室建设与管理

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大秘书 发表于 2012-4-12 13:55:09 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
第三专题
( `% h" x) G: V4 @+ d* Z* u' P2 d* S, T/ U4 F2 P" Z8 A
加强办公室建设与管理7 Y* g9 ?- u1 E( P! s1 [6 b+ e
3 l  z3 ~7 X) L: Z; d# l
一、办公室人员岗位认知与基本职责
$ u4 p9 ^* e  D7 G  c/ L; _
) X% F- M4 F; r2 [# q' o! ~二、加强办公室建设$ q2 W3 d% X5 a% i* K

% h1 r0 Q7 a8 a三、办公室办会工作基本规范
) H4 S1 |- |' P- b' L% j6 H5 R/ O
. z3 ^& z/ [& Q. S四、加强办公室的日常管理
& h; w4 X. O$ p
: C4 H/ Y8 N7 K' p0 ^2 ?一、办公室人员岗位认知与基本职责& U7 _% ^. r8 C) }( U+ X* S1 b0 U

7 B: r3 c4 {: a, l4 W. o2 K(一)办公室的地位与职能重要地位:中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽:联结决策层与执行层的纽带。
% O$ G; G1 N6 n7 c, X$ j9 E+ R, B$ P5 q% L! m9 ?
联结各职能部门的纽带。窗口:经常与外界接触,办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌,在很大程度上代表社会组织的形象。8 }! q" {0 ]. i4 ]& R3 }
" d, D8 a8 |9 s+ U; |
职能定位:
9 F' F9 d4 D, b1 ~. l* d3 }/ \) w  y$ I  `. \2 B& b
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。: f/ p; G; c# l. i: J' ], o

$ H. I$ \6 Y& o一、办公室人员岗位认知与基本职责6 W' X7 G! Q1 _: d% z

# ?% l2 D  W2 v5 s(二)办公室工作内容与特点工作内容:
' a, d1 _+ C* _5 e8 u7 D
7 u' v. S1 _& Z3 r$ Y) Y按性质分:
5 a  C" B8 E! j$ r% S3 l1 f6 m& L1 h6 U5 K! M1 j
程序性工作;智囊性工作;临时性工作。' U- z  w% H( K. A) E* z. b1 t

) p9 P7 B+ o% k按内容分:
2 i! g  s( C2 i6 i
/ S& j7 S3 U7 s' M办文;办会;办事。(简称“三办”)工作特点:9 j# r' R  t; p: L% A* m
% [  g5 ~2 F, [) [) Z, C' ^1 r
综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。; @+ I5 q5 o. t" A: I

4 X/ s6 [, W5 o. ?# g( [, D' K一、办公室人员岗位认知与基本职责(
. W& J1 t: Y% T- x  v  z& q: A
8 r9 c, y% Z& }3 n4 T* w三)办公室人员角色定位4 T) k* b; x2 {2 d& ?1 V. J

. Z! b( S$ B: `8 E+ n& h7 z8 k# _办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊1 b6 P% x9 ]! v2 A) S
5 t& i0 k$ {7 u( G3 W
(四)办公室工作对人员的要求* Z* r# v8 {5 Y* D- Z% M9 @5 X# p* ]$ q5 p

. k8 z+ A, w+ n. v% E( ]1 r, u2003年2月6月在中央办公厅工作会议上,王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示:" @, w" l" Y% B( G8 g
2 d$ x( x# H% i4 p! X
一、要讲事业心和责任感;3 [! T1 A* X; E+ \2 `
% S& u7 N( d  K8 g4 Y, n
二、要认真细致;
4 A" v. L1 ?  N4 X5 Z: h/ r2 a3 {7 ^3 V# e
三、要讲究程序(不要打乱仗);
* @( I) f9 @* A6 U+ O5 P
6 v0 ?: v6 q7 d9 ?) u7 a$ `四、要讲工作效率。
( R2 t# i1 K7 T/ j
, k# e  j" ?1 B- x8 F(四)办公室工作对人员的要求
: Y6 ^. F. C, F7 h3 n; Z8 O* V! r; Y$ w
1、思想素养* ~1 s7 E) @; a7 |
% K$ P7 X0 }+ l4 Q3 m" _1 j" v" _
热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
- F1 t! E& z5 E5 H6 o3 [( ^
) q- t$ ~8 V/ u: o$ s, N政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题,处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
, `- n1 g7 X. q
$ ^# z- ^" V0 a: v) }$ G# H& B责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
6 S% L: X; a# g. B+ W" C, O/ w: ?
踏实肯干。舍得为工作投入。
! X( s5 }: y* H6 ^+ M, q# W/ a! P* A
(四)办公室工作对人员的要求
: N7 X% y$ T5 z, u- c: R& N/ M! k9 |$ R( {
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
" u, X0 x6 v0 |9 T5 I' x6 _7 o( O( ^7 Y2 f8 H% L  b1 g" F
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
5 G  V* s. \. v/ G2 ?, r# C$ u3 k* m; [3 Z7 Y; j, _
思维能力。善于思考问题,抓住关键。& ~1 l0 M) V; P% v) X

/ ~5 H8 n; k0 |! {- e0 @$ o表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。- x: u/ M' H+ y3 v! y; G
) L1 O# E1 q  N
(四)办公室工作对人员的要求
6 [; V" O2 ^" E6 Z* k9 q. C1 e  j$ \# Z6 t' |
3、心理素养4 `  V4 C# e9 ^0 R* Y: z: @3 m
( s! ^) [/ y9 a; U. H) Z, s5 p
心理素养,指人对环境及其相互关系的适应能力。
5 E6 O; s5 |9 q3 F% F- O2 C
' v% l* I6 p$ I$ p) y) }* T注意力。由于办公室工作的特殊性,要求对事物具有职业的注意力。
5 M2 x/ M% x' ~; ?7 `- P+ ~& k1 _* @( e4 Q. r" ]( ?& M
调控力(控制情绪的能力)。
4 d. J! W( ^  M: S9 ~+ o" J1 N5 A! S# V; k
意志力。
! S/ e( f) ^+ u! C/ D* T# o9 ]! p. O+ r$ l) H
(四)办公室工作对人员的要求  u; @0 y2 F' q7 S$ f2 e! J

+ U! m5 Z4 z& B" A4、角色意识% k) a, d" c5 V0 C' ]3 k
; x8 p8 p: b4 L# k9 F
做好办公室工作,必须强化以下角色意识:服从意识- h) Q! A, d7 z0 f$ D/ q+ I6 c
; _# m4 W- k( x5 e6 u5 g& @
全局意识
) f9 i& i* a. h1 S
9 Y5 r" D6 C3 k" {4 ?8 H责任意识
% a, c" K- V+ @9 j
- n: \; |# \5 W9 j1 ^6 O+ q创新意识
2 W# Q1 q8 N# E! b6 f( J6 a" |3 x: {2 O0 i6 h  W, k/ X
奉献意识
5 {, T/ w+ J0 m! M1 D4 |" x( Q8 C5 A: t% R. K- ]
信息意识, y, l( \0 ~9 H) B6 p
( Z( ]! {; K" n/ y1 b1 _$ [
程序意识
) M! U5 u1 R  H" t( M
& S  s7 B6 n! K" j学习意识
7 c- d) y; J1 |0 s! N7 d) r+ @# @5 _( [+ d" u$ a/ w' g
(五)领导对办公室人员的期待0 M5 W( d5 t2 i$ t% N0 ~/ Y
! u2 N, i9 o7 C( G
领导测评办公室人员的20道题目+ o& Q" p* J' E  m6 r8 u( d

$ a  _. Z# m' o, Q: U4 s1.他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
) `5 N! R! d8 p9 n7 f: ~" Q
* S/ t' R6 u& ~0 Z他是否了解你的目标和意向?  k/ E  p. ~7 d% X" Z/ G' F4 P
& }; h7 M+ ]1 d' H0 K) K! K1 J
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?+ U- X% g1 a( C7 y/ L

. m: s5 ], N, j; e& w: z2.你外出2~3周,是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?* k! `" k7 J8 J: w) Z4 E4 a4 m) |
! C9 a# ?7 s- I+ o+ L+ o! p" V/ l
3.他是否帮你安排活动日程、协调约会,使你如期践约,一切不用你催促?
& G5 q: U8 p: G" G* b! r2 e7 G; |" _% l% ~4 _, a) D) `" j
他是否很会安排时间?
& H+ e$ ^' W7 f, b) g# ?5 e3 W  t- `$ d6 W) Z. u( H% d
4.别人不提醒,他能否主动完成你交给的任务?$ r. [" x/ H2 R- k- ~. G
7 m9 |; B* A) Z9 m8 a5 T" ?
领导测评办公室人员的20道题目
/ Q% t/ U9 A( T/ N) Y2 U% P6 A& [9 u, b
5.他对待你的同事、来访者是否有礼貌?- g: m, g2 b5 X# n2 c( |, h! n
0 Y( l" |0 I0 D- f3 n8 q# c+ i
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
1 }5 H3 Z# x' t! U$ n  y! C
2 W) k" j; J) q$ v! v6.他是一个富有想象力和创造力的人吗?
4 B# O+ m1 E8 K, E% d' X5 M! }( z
" c4 k* o! c; X$ C8 V; f* O( e能否提出一些新的设想和建议供你参考,能否经常采用新方法改进工作?
7 {) f' |2 o2 H: k! p: w$ [8 o' L6 N# U/ R5 t/ o) `- Y
能否制订新的工作制度或工作程序?5 W" d% s, t; \9 ]
8 j8 e- O! \+ D
他的工作有条理吗?
/ u$ K4 {4 y/ j* M) ~0 C
' x# I; k' l2 Y. X7.他是一个机智的人吗?8 G. ]! ^  k- U, ~( P6 M
- K9 M0 i2 \1 t/ s2 ^, Q3 L0 O! B
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
3 O* s% o! `& M0 Q9 l6 S  Z1 g, R' S" Q6 L
8.他能否提高文件运转效率?% u! X" j  p4 j: s7 x
4 A4 q) q. W9 E5 Z1 c# o
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?9 I2 H# @+ Q, h' H

7 {( Y+ f' Z. Y, V能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?: N. a  g0 Q! g2 m: \
/ o. d3 K/ ?8 v7 q
领导测评办公室人员的20道题目
  N/ A& _4 }6 t" D$ c5 k( d2 n
; P0 T0 [# e) Q) e9.他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
+ R* _, K+ X/ Y( [
* g1 Y( i" }/ B% o6 B# M10.他在危急关头是否沉着冷静?
- W# A' }, G) ?7 U% J5 n& C3 V# |3 b0 w+ Z
7 h! c  Q6 K+ K- @8 }9 l1 |8 P2 ^  ^当你承受压力而沉不住气或发脾气时,他是否仍能平静地继续工作?
; z/ {, I! p9 A  X4 g6 V5 y# [" s' x& `- _( b
11.他对你的忠诚值得信赖吗?2 H$ w( _' k6 @% l
6 k/ h$ c* W1 _: t) p9 c) t2 f0 s
你能把一些机密信息资料委托给他吗?3 _* Z1 {& R; ^  Y4 [) F

6 f2 w/ [; A& _& E12.他是否有较广的阅读面和知识面?
5 Q9 W3 b- t* D* i2 @' t# ?* G* m6 G
9 a: ]2 }) ?( x  c9 \( b* w是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?7 ?6 c, W' y: i3 V# e
7 b9 z( l. ?* h1 @& X" f
领导测评办公室人员的20道题目
: D, j# _6 p7 f7 A8 f9 v+ d  U. H; C( t: I# k9 \. _2 o
13.他是否成为本单位有价值的信息来源?
  c& v* f/ O9 J1 `% R: ?  m
4 V6 u' s1 k( T, c. n! `6 G6 N而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?. H- y. }0 V" G: d" ~

6 j& R& l  c* h) u6 I14.他是否有个人学习计划?
% d/ \  E( I- c" J
6 \* {$ V: n6 a* u: _! @. I! y6 w+ B是否学习管理方面的知识或参与管理活动?2 P9 j* h/ t7 [7 `, P
, A5 M/ u- @% @2 z% W( Y4 s" ^
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客,你的行业?) ^: c) H  `5 ?
+ j" a9 u+ F/ P1 ?
15.他语言表达是否清晰?; a; q+ |' D# V4 g5 X

8 T, |0 ~: m3 g能否以书面或口头方式简要汇报情况?# e1 [! h9 R6 q! V( X/ F
+ S/ q8 h* o: }2 L" m+ y7 V+ U
能否准确地传达你的指示?
9 |) {' }( s1 B& n, f# r$ w
! f0 l6 o0 O/ s6 `. u能否了解你关于某项政策和行动的想法,并把它准确地传达给别人?
( t8 ]; j) l4 p8 m
/ m7 _* {. ~8 U. w; B16.他是否按时完成每天的工作?8 O. m6 c  P- C

0 l* t: i3 c, [是否根据需要自愿在休息时间加班?( R; _5 j* T" H

4 A! K9 Y+ A9 }5 E: i$ B领导测评办公室人员的20道题目  J7 f% e( E( q4 Q
& S- G$ ^5 f8 R% u! P# [- L
17.他能否像管理者那样,必要时将未做完的工作委托他人,并督促他人完成?
) S9 e7 ]9 F9 v" z; _3 B: y
, O' G  N$ J/ b6 }: @) O& q18.在你不插手的情况下,他能否替你处理好每日的例行公事?
* f1 q8 Q: G0 g. f; |- d
& z" P6 r' p. f' X5 Z19.在调研工作中他是否称职?4 v3 R& ?& s4 p3 U, i' s

3 {( o" f9 f% t$ e4 }7 _能否收集资料、调查事情经过,并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?1 i) x( N% {( R& E

3 C3 ~1 @! }' }' u% V( f20.他是一个细心的人吗?能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等),代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?+ t8 R9 i2 @" L/ E9 B

; P* H! u+ q. P. m8 S启示……
" u9 A* R0 Z4 p4 u
$ l6 A# D5 o; F  J4 p二、加强办公室建设
& b4 _) m; g4 b% N3 E, g
# t( q' [& y8 D* t& g/ B(一)办公室建设方向
4 L8 l) `$ }: `8 p* j
9 V' I/ g- Q* I5 t& }1、不断优化硬件和工作环境
" @& C6 U" F! d+ S. p
; I  h/ x3 n+ S0 t2、积极推进建章立制工作5 z$ Q5 s7 j  l: u1 h! b
. K1 `/ j0 c! m7 X) C
3、努力营造和谐人文氛围
9 c* F" D' h! G4 p/ m; j, v" I  V
" [8 ]" P! U4 v% D1 |4、大力倡导团队精神3 ?9 Y4 o9 x: o* Q$ R

! H9 O; e8 k9 U/ d) P(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
1 r4 z0 `. S# S2 g' A3 L* t  s' @3 m: M7 I2 A: v& g
良好的礼仪形象, \" R+ m) P0 L! Y7 P, X" f/ L

4 Z4 y/ V; k% f+ K" s8 D良好的电话形象1 i) P0 f. F/ i  }' `

; {0 U2 h' O" q7 U6 I7 H0 Y( w( E良好的文字形象
0 @. `2 W( l4 ?1 \3 y! R% E  M6 W3 E! ], o" ~
良好的语言形象5 ~0 I* R8 t5 O
' l" ^! n( [8 w) `" S) r% Q) @
二、加强办公室建设4 m5 z% [; M% {
' ?  z. |' g* t. D
(三)人人争作办公室受欢迎的人员" [# Z$ k* \  A% A9 [2 G' ~. g; _

6 p3 E" Q, y. K6 v. O2 i1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;1 U: F; L4 Y6 w8 M6 G
2 t; h$ [- \6 c6 X
2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;8 {- E4 u7 @. ]: w
# r3 {4 T& B9 ~1 d
3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;6 c5 i( N/ F4 |$ q( F

& ?& m' x/ h7 D0 b4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
. ~* M. j, G" o5 E. f' W, M) V) `# Z& Y) ]/ R8 a; K
5、随时让同事知道你对他的感激;
3 o3 C1 G% W8 i8 H0 Y9 H( N) ?- w8 d- H3 `
6、尊重个人隐私,公私之间分明;# b) }) T, r! B/ o; M; s8 Z# v4 Q
! q) ~) z$ O6 ]0 K
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;8 |0 V, A  J; ]$ B% V. k

9 J3 G3 k9 x0 b8、不居功自傲,有容人雅量。% b. r/ k+ a% u* |% ?" ]! t" F' g4 z
& E. ?7 `# @& s3 i9 m; R8 l+ f* N
三、办公室办会工作基本规范' q; l$ Y% U; m4 b7 ?. Q

/ `# n4 j7 M$ o1 A; ](一)会议服务的基本内容会前准备工作2 a$ }% D+ X( G7 }& P/ x
" a9 A# i! m, F, \6 X, g% u
1、设立会议承办部门和服务机构7 o7 v2 P4 E! K9 e
3 l! @% o+ u8 Y" t9 ^1 w
2、协助领导确定会议目标和议题6 j  x0 ~! J, j* h, f" i

$ C' y2 J  A9 F; u) T  D2 K(1)确定会议目标! P8 I. I8 F5 @: I1 N9 q. \

) o( f# B9 i5 @# t6 K(2)拟订会议议题; v. o4 x# p! b6 x
# v/ d6 p: j0 j7 X; j
3、拟订会议财务预算和会议方案+ P! F! M0 o# V1 k% c' O  [2 v: B
8 ^8 `) f# J1 g% w7 E
(1)拟订会议财务预算( z4 V2 z7 e. Y. D4 x% C/ ], {2 e# a

. H. B; @' p5 E5 s; \(2)拟定办会方案1 h& ^1 V( a6 ]: C
3 R) f* m2 A( B4 L' u: ^: S1 i) l
(一)会议服务的基本内容: b( m' D6 d/ t: T# o. a
& q2 t# }% c$ Z/ C; E; \
会前准备工作
3 d7 l3 S) z% U  s
2 X0 _0 j" q3 q4、确定会议的议程、日程和程序$ u( i, e; X- y6 o" W; B- f0 O

  i$ N+ A% F6 X. d/ H  D5、分工撰写会议文件/ c* [. s) n9 @+ L4 l

4 l  K$ b. O& S6、确定与会人员名单以及会议编组方案! z- L/ X% k" ?- I0 D

# g6 _+ [- p" R" ~+ `: y* ]. Q( I7、会场的布置工作
游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复
1 G5 C: T" a4 i3 ~( x

3 V! ]* h/ r7 z8 u衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。) n( ~# @1 F; s; j

7 ]' b) Q# L; `  |* \主讲:姬瑞环' N0 o# F/ z+ x1 `8 Y# ~- C
 

精彩评论4

正序浏览
游曳 发表于 2012-4-13 15:47:47 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
{:soso_e100:}{:soso_e100:}
 
鹅毛笔 发表于 2014-9-29 20:21:43 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
办公室管理!!!!!!!!!
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qcs456zlx123 发表于 2014-9-30 13:22:52 | 显示全部楼层
 
专业写文章
办公室工作这么复杂,原来如此,又学一招,感谢小编的文章
 
潘正明 发表于 2016-1-15 17:52:48 | 显示全部楼层
 
学习了~~~~~~~~~~~~~~~
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