关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

[复制链接]
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  5 X5 c% A& {! L5 z

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

5 ^7 e9 n2 ]' W& j0 L

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



7 p* `) P+ F$ K+ P! @1 N* v

 

2 D$ A R. Z* s' P2 W* s+ }

 

4 G: l" K5 j" B9 ~) ^! {5 O; M

引言

9 g' w4 b+ x: A

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


9 L3 R" Q* o$ s+ V: {3 f* }

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

5 H8 N- m8 e5 _# Q+ `

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



8 N0 G @; X- r# ?' d9 q

 

/ a- n4 P2 G# x; B: C1 t

秘书的自我定位

% a! ~% v9 N t, i8 [, j

 

3 F* I. n& T( u2 o1 Z) i" E L+ H& K, F

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

1 b/ R/ z( Y8 h7 X# ^; e

9 Z% h9 b* ~1 ?8 l/ x

 

" Q+ T# O0 n+ d9 L

1.秘书的工作内容

# Q) R0 A' |& ], K/ u) g$ M" v" v# A

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

/ v) W$ w- N, W8 l. r

?辅助决策

2 x9 M9 J( u$ l& g8 m

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

+ r M# X8 Q/ C7 b1 l( c

?调查研究

( P# J9 D& _6 V+ r, w5 b

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

+ x% t3 a, z/ E$ ^

?收集信息

! |1 c$ @% o) J

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

' h; L1 d {+ Z5 ~# z

?文书处理

, `0 v8 M- Y W! T8 O- r) M

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

+ Q2 i9 \6 e) \! Y7 G" B5 q" Q

?会务准备

' \6 F* ? s& w" h

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

9 Y+ a& V1 i6 i$ U4 [3 F

?公关工作

, q& c9 m5 `% o8 y

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

" [5 p8 |5 F% T; r( \3 D9 U

?档案管理

4 T+ B- B$ S3 S' `# ]' f

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

, |+ c5 y# H [9 y

?工作日程安排

5 N4 w+ d" R& w2 V: y0 D# E# Y

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

h* { e4 E- Y6 H" p" c: o

?查办工作

5 ?; x& I1 b% |4 Y( _! @. o# K

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

) I4 m1 W0 F; C: a5 y- k

?接待工作

4 m( G1 X1 @: N( V) P4 F" h% D

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

/ n4 C) A) S c$ q

?行政事务

; g- T( i9 c' _8 ^' i7 s

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

4 t- z# R0 L) _' T! r. g

?保密工作

7 B y' ]6 h8 [. I9 f

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

: `3 D" j% r% U7 X1 p" r: D

 

7 H+ q. B4 Z5 P/ i

2.秘书应该具备的能力

$ q3 l5 S: Y+ h

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  ( v* p- ~0 v: J: B3 `0 ^# P

 

! s4 f2 O, n: K

% H6 r( i" G; }$ |( G

 

i2 I+ S# _1 @4 M" E. ^

【自检】

; ?) C8 Y) G$ \

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

9 ?. F. O7 V- B( x5 h

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

8 q( Y' M+ \5 C7 u6 k! x' |

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

) F5 T3 d1 N% ^3 s' g) [) f

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

6 c8 X" @3 U3 Q5 s0 E6 J: S

 

}7 k* O2 I$ y

 

1 y6 o7 `% t/ I. h. N( e- E6 ^8 q5 D

人际关系与沟通技巧

3 x# C# }. o4 j3 k8 f; r+ H

 

2 a6 I/ s; T* u4 [

认知人际关系

, U$ o, Z! P+ l) y

 

+ c6 ~8 E3 {9 Z$ i+ s- a* T& i

1.增进人际互动

# ]: E. Y0 x% ^% ]7 n

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

( O' E. w; l, d% v1 O @8 R* @4 d

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

) v! O) w! e& {( W

8 v, h! f8 X( Y1 l

 

, `* B1 G8 d$ r( W+ B( {( l. H& d

2.人际交往的流程

- |0 Z$ X. f( G, ]# x3 u

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

u) ? `/ M i3 }) y* N W* i1 B

7 e8 H$ v- c& M) D) }5 ~

图1-1   人际交往的流程图

P+ U& K8 h7 l8 T( Z$ _: F

 

, \' D& F N' ~; h3 n9 c

3.人际交往的四种态度

) F2 f# ~! t, ~* {- i" t

人际关系有四种交往态度:

u, l# R v- b" U6 v5 n

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

, Z# f" q* ]" n1 u4 g. j

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

8 A7 a& i* H# e

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

5 [' A$ p1 O6 s' M4 y8 h0 G0 ]

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

9 W t( n8 y( b7 y t! Z

 

! Y" n. P! _! C! z6 g

1.影响人际交往的客观因素

- ~* n3 V x1 d5 B8 f

?时代背景

- A. z1 j0 J0 l2 n w

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

) T! X. R1 v' W

?生活压力

1 H0 G0 K& ^+ q5 p" j% j

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

. ]0 e* s* R- E* A3 k2 m

?环境的阻隔

9 r2 I! q6 H. b! d

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

; |. L* u& [7 j$ G

?角色定位

7 }3 C, q: ]. X+ x' W- P

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

% e8 ^; p& k& B, ^' ~6 b1 @/ g

 

# i, r4 ~ s+ R1 t1 V! Q' y4 w

2.影响人际交往的主观因素

6 K; M5 N; \2 x+ K1 ^

?人格特质

3 _- G' ?5 ~" Q f$ z" S+ [

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

( ~1 ~0 ^! j& O

?认知的差距

. m R+ S: E" ?

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

! k( }+ }9 P& T9 M2 Q

?态度习惯

9 L8 J) ?' _ }/ s4 H5 [# m

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

. b* W, H+ ]. J3 m

?沟通协调

$ j. a: g4 l: b0 F3 S8 O

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

& P6 I$ u4 h3 B) j F% K6 r

?利益冲突

, [ O& p* B, {% d; o, M4 Y& j

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

s" h. v& a) J) L& t

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

$ C S9 d2 {& F I

 

: J7 L6 k! W, z/ Q6 |+ j. I

【自检】

. ~ m V+ s; d! b2 U2 P

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

( g# w- J' B; \* n3 ^, o' i* l) W4 _

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

% Y) [* M( `7 W+ ?

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

* c2 R+ Q, \# u1 l3 h p

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

' O% t' ~4 j/ F3 q* |

. @. Z! \# l: X% E2 M2 _! y

见参考答案1-2

! r# u& _9 m" F3 L- _# l

 

8 J* L1 t* b5 R8 w2 W

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

$ v1 U* \% p9 Y$ ~! o( c1 c, C1 S3 e

 

7 ?/ A6 K6 ?$ E& M; A0 k6 L- e& h

1.促进人际关系的技巧

+ M X3 y( R7 k/ z$ k5 a

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

" N' ^% t8 `' V# M- h

?守信用

+ ]4 H. s! C; T# ~

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

; \, N0 U6 n' z5 C8 S0 m* a

?说好话

0 ?- M, h+ e. x. D% K1 ?

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

$ ~# c4 R9 \) a8 `& D

?勇于认错

* d2 i/ x1 d3 M- Y ~- p

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

6 l0 ^$ n! K) B' d

?尊重他人

1 m y- D: v$ X5 F0 f2 B7 }% Z

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

- _: k" `$ K" \0 }0 P

?欣赏别人

; m! d2 Z/ z) ~+ @6 P9 p: B

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

, F6 b. S0 F+ Z+ }& s

?善于倾听

7 V4 v( o: F4 a$ m* w# O

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

5 V. }# \! g, E* p! ?" p! m- Z

+ j) `' m# B# {

?重视仪表

3 i7 `: [0 I+ @" ^ n

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

1 ]) r$ `3 a6 L/ k1 \% Y

?运用语言表情

4 ]4 O+ P% j' U# Z0 c

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

( Y. a7 `( i& k& y% e! l

?运用肢体语言

- g+ U0 B' J% j

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

c- X; _; K' A! q) e6 {0 t$ g, E

 

4 V; ^3 Z B. l6 o6 W" b5 K) p

2.人际交往失败的原因

% ]4 ^+ i4 `2 H5 m7 }

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

& Z! u4 d/ d0 C

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

1 N. d5 ]& z" r5 @6 S( }

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

# z0 `4 m" m% R; J

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

1 i" O# L% l: A9 w* c5 B0 T" B

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

# ~7 l. L8 ~, c% R5 D

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

0 l! y9 d, h6 c+ [$ {

 

6 S3 N7 ]- n; j' j) g/ B, F

职场人际关系的建立

& l& N+ V: @; p# c$ b: t

 

( i! i+ P) U @6 g" s8 @

1.如何与上司相处

5 f" D' O/ F( ^0 @" G

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

* h; P; i7 V+ C& W/ K6 H

 

1 {( H2 d+ I3 f+ ]6 H

2.如何与同事互动

, J2 N% x' [6 r- q

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

1 n. z4 T& @, I: A! n" k1 J2 `

 

0 ]3 y, \4 Q: M4 @+ F2 Y

3.怎样与客户建立良好的关系

; ~4 K. G _* j9 z1 U3 |/ X. q

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

3 d2 K1 h$ o& U5 S/ w

 

( B/ t) E4 N& X; L7 P2 `0 F

【本讲小结】

% z1 C4 {. T2 T0 j, T. y; t. e) h

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

" S: `* y7 t) L) Z

 

/ f" E4 l+ N& y7 Q8 m

【心得体会】

3 G8 l' V# }: H. T$ c0 t5 x

____________________________________________________________

8 b) I: \9 v- B- j4 ^0 C- E

____________________________________________________________

& m, y1 d; x) Z! Y% t: q/ ]

____________________________________________________________

 
 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习
 
cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
专业写文章
[em17]
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

25粉丝

2229帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )