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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- f) O2 |6 ]& R/ |- G 做会议记录，写着写着笔没水了； # ?) d. G( Z- m5 O' @% c/ V
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 5 ?8 T' w) Q8 u b" D7 i& B6 K
用胶水时，找不到刷子；
+ ?: h I0 P+ A4 Y 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " k) G3 j' l* t8 m6 \* Y# ]0 F
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 + b7 v* m M# f, Y
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 6 |2 r1 N V, \* l6 z" c- ?3 F7 a
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . Y' m. R: j# p
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
# `0 |" d% a& P8 N3 [ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . j) ~" r6 `; X& j
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 u# [& i7 @" S
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 6 K7 ? A# g$ U, A1 w% z
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 U8 [2 V1 c+ w3 v! I 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ) F, I+ Z* L; E; I
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; {! p, k5 Y! [8 ? 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 Y% h/ f6 g8 e+ f$ Z2 a& P3 u: h 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 8 {4 C, l! J# s+ p
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
7 W, `8 g6 Z5 x* I 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. D* |. G- Y6 s0 G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ' ?# @. J, e! D8 Q K" e2 K
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 V6 n: z0 Q9 O5 r2 Z4 }5 q. ]# v 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 n% T1 d T) ^& _; X& W 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " K& l$ `* _( U+ |6 a8 h
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 " M7 ~ \- @( J7 d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- _! Z4 X" _. o+ e 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! Q* |7 i6 B. X" y% X/ ` 9、与本职工作有关的表格。 % ]6 m6 J* K$ i4 ^4 B3 c
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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