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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：, a/ a) D* i" g9 z& `8 ?
做会议记录，写着写着笔没水了； 6 d8 f, E H3 L/ ^: a& i
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 g4 J6 ~8 ?$ H! D: c- o: ]* e: q 用胶水时，找不到刷子；
9 b3 |* B4 i+ R, k/ m& ^ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； , J5 X. k( `4 h' M0 J/ i
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
9 f5 J& o3 {+ z& s9 j: c 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
/ G$ v- S8 }, y" t9 B6 F 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
9 ^' g) V: o5 c6 A1 ^ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ) k! q: _% X; E7 S8 \* s
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & V, K- o; ^8 p( t
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 3 Z! U6 p) V( c8 {, c
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 7 E* b) `5 E# d5 j$ G9 s5 q
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
* Y, |- o/ Y6 x" [ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 # x% `7 r. @2 ?, A+ l3 i9 X2 G
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * ^. J$ z( m' s% U% X
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
- I1 v9 t5 k1 K( \ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 ?5 Y5 C6 e( G5 i; O+ c/ ?9 T6 N
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 3 R0 t7 f8 t4 a# j) |
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
' E; Y; o* {3 t8 S, {$ R 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 g3 h/ b8 r3 A1 c. n
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# q! d( a) T: E1 S" F8 }2 k 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ q4 y- o* A$ u
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 - D2 j7 S Z" ]0 P) {/ H, z; ~
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
& u; m/ r ^( a T 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 y0 @4 J8 F2 P$ c. d
9、与本职工作有关的表格。
' {1 `5 ? b" H! } 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 M" J3 ^0 A8 _3 S4 T
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