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一.总则
' N) J* }" d( B* e! d# @7 O0 { 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 4 }3 B1 {: E; K S9 ^ R- e
本办法适用于全公司各部门。 % d* R0 j6 B# \& L- x4 j7 @
二.对外接待范围 % y7 s" M9 I( V# j6 v- ?; ]0 a, @5 |
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 . Q" ]: ~* u0 F! |
接待的对象分为内宾和外宾。
- a1 g% u2 | f! } 三.对外接待部门
' N- ]0 _, @2 A5 R3 G* Q1 @ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
. d" P4 A/ D! K9 l# j! v; {( c3 c 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
4 k! ^: o T; s 四.对外接待原则 + k* O0 m% h1 K+ j# T
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ' U1 w1 M# [, E( g' D C
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ) q; F9 o( b/ h9 Y( P2 W
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 0 L9 t" o' M/ p0 n, E
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 5 Q# g* B& H2 e# p8 W2 N6 W4 P
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
+ X1 O8 G5 A' y8 P$ V 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 , s. C4 y! K) e- C, P
五.接待规格的确定。
6 C* q* v, {1 i( Z 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 3 r* K4 ^2 `$ P
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 {5 {, N1 x2 f
六.接待礼仪 # j/ m# f$ a! J3 K% h- M( T0 T
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 9 g9 y a7 T6 d; P5 m6 d, v
2.接待：主动起迎，问明来意。 f1 ^2 z- g0 V" z1 u( j! d% o5 |
3.安排交谈地点： ) l% k. X# h- G( u! q, q; }( F+ o
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
" H, k& o9 q2 _" D# u/ X! p ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
7 a5 `, f; s: t( v ⑶切忌让客人久候而无人问津。
0 K1 ]5 v, B! l' Y3 X1 M9 Z% u ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 9 r' F( [0 s+ A, S& p
七.引见。 " \7 ` P" P6 ~$ t; i
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
6 M5 v( B# X- r2 i7 S# D3 u 引见顺序；
; Y3 e, B! H( P: Z D8 g ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
* A7 A( l h) z3 |5 a$ \ g ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； . x7 S! ~; M, S5 V( j7 m
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ! H1 ~* b* l& L# C( ?) J# ^# }
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 : j$ L+ G9 ^2 I" e
八.行路。 $ H$ G ]- d- q' R' `0 w2 b
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
$ M" b' I9 ^7 W+ }; E 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； / P: T0 t `2 B: H: K9 q
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 c* c- u c3 Q2 t. \0 S; ] {$ U& o 九.其他。
; T, k5 ~% a8 o. q, N/ l, _: k 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
t( }# L: T" s, A 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； + r; n; m/ ` a; z) h! {
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) y5 V3 G$ z. \' N/ U
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 0 ?$ c4 ~0 I2 K/ f
㈠接待内宾。 $ S' y) P3 J! x4 C+ U
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
% }" Y/ w( m4 ` 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ! p) ^/ t1 t, Z# g
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 $ x( W O' J' S+ h. E3 Z
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 / C2 d! \+ n7 B3 k
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 $ ~' l" p6 M. v0 g& T7 C) y' T( E0 A
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 % N8 B2 q* w! Q
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
) e# G0 T Z9 L, y5 y$ l9 p( O 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 , u1 y- Z. k- m" G5 v0 [* ?
㈡接待来宾。 + X5 ^4 X7 A3 o& Y
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
8 j8 j2 H& m& B' e3 j2 e* `7 g 迎送。 4 P/ l1 x8 x; @3 \6 Q
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
* z! H& V) ?, r: m 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
; G0 B+ P' ~) c 会见会谈。 4 k' {; E j7 z% F
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 d* g- ]8 [. X+ m$ P 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
) c! t+ i2 M2 L7 n 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 " K! ?+ a1 B( h# N6 `& X
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 9 w4 P2 @8 l: J: i
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: P* Z' N, u4 O. w: f- F7 H6 N' u 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
, y" d7 M, B9 |3 q4 o* X+ [ 宴请。
. I- I: D: Z7 x7 c5 H A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
; e3 Z2 F4 H1 ~& p+ g, F; ]# } B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 # E/ }2 f; u/ x6 _- x' a2 d$ B# v
文艺晚会。
* J, W! @( d+ J 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 / Z4 G9 N z4 |- T
参观游览。 * Z! s! K% D7 ^. Q) ~
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 c4 W8 G' B- [0 I2 B0 e( e
接待标准
9 A4 H8 F8 X" y2 r3 m ⑴用餐标准。
" I- B4 w; E$ }! u 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 @, Y$ Z" i3 ~$ |
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 & E0 }1 [7 S1 i5 j; u4 H9 d
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ' g/ q, D: l" U5 P4 v" S3 \
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
/ {: d+ ?" Q# G) b9 y$ g 5、常客 员工标准 8 F! b! m! G+ C
(2)住宿安排。 1 {2 x* ?8 Q6 }+ O4 Y3 J* ` R
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 # C/ k# v& F8 x; N
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # R$ q/ B* e. e' c1 z; q
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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